Wednesday, September 20, 2006
PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACION DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES
MANUAL DE CONSULTA MI PLANILLA.COM
CONTENIDO
INTRODUCION
1. CRITERIOS DEL SISTEMA DE LIQUIDACION
2. VENTAJAS Y BENEFICIOS
3. CARACTERISTICAS HARDWARE Y SOFTWARE PARA SU FUNCIONAMIENTO
4. CONCEPTOS BÁSICOS
5. MODELO DE PAGO UNIFICADO
6. FECHAS ESTABLECIDAS PARA EL PAGO DE APORTES
7. HORARIOS DE LIQUIDACION Y PAGO
8. CANALES DE COMUNICACIÓN PARA ASESORIA
PROCESO DE LIQUIDACION DE MIPLANILLA.COM
1. ¿CÓMO PUEDO ENTRAR A MI PLANILLA?
2. ¿CÓMO SOLICITO MI CLAVE?
3. OLVIDE MI CONTRASEÑA
4. ¿CÓMO INGRESO MI USUARIO?
5. SI INGRESO POR PRIMERA VEZ
6. ¿CÒMO HAGO PARA PAGAR MIS APORTES VIA WEB?
6.1 PERIODO A TRABAJAR
6.2 REGISTRO DE TRABAJADORES
6.3 GENERAR PAGO
7. ¿CÓMO HAGO PARA PAGAR MIS APORTES VIA ARCHIVO?
8. REPORTES
INTRODUCCION
El Ministerio de la Protección Social en Agosto de 2005 registró a COMPENSAR, como OPERADOR DE INFORMACION para el proceso de planilla integrada de aportes, conforme a los parámetros señalados en el artículo 4 del Decreto 1465 del 10 de mayo del 2005, teniendo en cuenta la calidad de administradora en lo relacionado con Caja de Compensación Familiar y Entidad Promotora de Salud.
Este proceso le permite a la empresa pagar en una sola planilla los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral (Empresas Promotora de Salud, EPS, Administradoras de Riesgos Profesionales, ARP y Pensiones; AFP) y aportes Parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, Escuela Superior de Administración Pública, ESAP y Ministerio de Educación); de una manera cómoda y oportuna a través de Internet y desde la comodidad de su oficina, empleando para ello Mi planilla (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a la Seguridad Social: en formato electrónico).
1. CRITERIOS DEL SISTEMA DE LIQUIDACION
El Sistema de Liquidación y Pago de Aportes a la Seguridad Social y Parafiscales, según lo establecido en el decreto 1465 de mayo de 2005, establece algunas premisas y criterios generales:
Es un sistema de liquidación y pago alternativo a los ya existentes, de la Seguridad Social y Parafiscales.
La liquidación de los aportes se realiza de forma integrada utilizando la Planilla Integrada de Liquidación de de Aportes, en formato electrónico.
El pago de los aportes se realiza también de forma integrada, es decir, a través de un único pago.
El Operador de Información se encarga de enviar la información de las planillas a cada una de las Administradoras.
El Operador de Información se encarga de establecer la conexión con las Entidades Financieras que garantice que se realice el débito a la cuenta del Aportante y los créditos a las diferentes Administradoras en el mismo día.
2. VENTAJAS Y BENEFICIOS
A través de www.miplanilla.com usted encontrará servicios en línea que le permiten acceder a su información y realizar el pago de los aportes de Seguridad Social y parafiscales de una manera ágil y oportuna.
VENTAJAS
• Experiencia en el campo de la seguridad social
• Reporte de inconsistencias por número de cedula.
• Fácil navegación
• Monitoreo del envió de la información a cada administradora
• Asesoría permanente, personal y telefónica para adelantar exitosamente el proceso.
BENEFICIOS
• Facilidad y agilidad, ya que permite validar y procesar la información, generando respuesta en línea del estado de aportes.
• Seguridad en la información. las operaciones comerciales en MI Planilla.com se llevan a cabo a través de páginas almacenadas en servidores seguros y la transferencia de la información se realiza mediante un método de encriptación de datos.
• Consulta de información asociada con las transacciones que se efectúan.
• Ahorro de tiempo dé la(s) persona(s) encargada(s) del manejo y diligenciamiento de las planillas de pago de aportes de seguridad social y parafiscales por cada Administradora.
• Disminución de costos financieros (elaboración de varios cheques)
• Disminución de tiempo y costo de mensajería, en la recolección de formularios en cada Administradora y trámite en los Bancos.
• La seguridad de las operaciones en Miplanilla.com está avalada por Certicamaras
3. CARACTERISTICAS DEL HARDWARE Y SOFTWARE PARA SU FUNCIONAMIENTO
• Procesador Pentium III
256 KB RAM
Windows 95 en adelante
Internet Explorer 5.5 o superior (128 bit)
Acrobat 6.0
Tarjeta fax/MODEM o MODEM, con velocidad de transmisión igual o superior a 56 Kbs O CONEXIÓN INTERNET (Telefónica o banda ancha)
Nota: En computadores con Explorador Netscape o Mozila, No funciona.
4. CONCEPTOS BASICOS
Operador de Información : Son los encargados de recepcionar la información suministrada por parte de las empresas y de distribuir los archivos a las diferentes Administradoras de una manera, segura y oportuna.
Operador Financiero : Son las entidades que pertenecen al Sistema Financiero, que sirven de intermediario entre el aportante y las administradoras, y se encarga de realizar el debito de la cuenta registrada por la Empresa y de distribuir el recaudo entre las diferentes cuentas de las Administradoras.
Proveedor de Tecnología : Presta soporte y respaldo al Operador de Información, garantizando el funcionamiento optimo del sitio web.
Certicamara:
Certicámara es la primera entidad de certificación digital abierta, creada por las Cámaras de Comercio del país, para brindar seguridad y garantía a las transacciones y comunicaciones electrónicas, mediante la expedición de certificados digitales que facilitan el desarrollo del comercio electrónico en forma segura con respaldo jurídico en las leyes nacionales. Certicámara está autorizada y vigilada por la Superintendencia de Industria y Comercio y cumple con los más altos estándares internacionales exigidos por el American Institute of Certificied Public Accountants (AICPA) y el Canadian Institute of Chartered Accountants (CISA), razón por la cual posee el sello WEB TRUST que la califica como entidad de certificación de categoría y clase mundial, lo que ha permitido que Microsoft incluya a Certicámara dentro de las entidades de certificación que son reconocidas automáticamente por el Navegador de Internet.
5. FECHAS ESTABLECIDAS PARA EL PAGO DE APORTES
Mediante el Decreto 1464 /2005 el Gobierno Nacional estableció nuevos plazos para pagar los aportes parafiscales al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, al Sena y a las Cajas de Compensación Familiar. Según lo establecido, a partir de julio, las fechas de pago de los aportes parafiscales se unificarán con las demás obligaciones de nómina.
Los nuevos plazos serán los definidos para el pago de aportes a la seguridad social contenidos en el Decreto 1406 de 1999.
FORMA DE PRESENTACION C - CONSOLIDADO
Ultimo dígito del número de documento1 2 3 ------------------------------------------------ Vencimiento 6° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 4 5 6 ------------------------------------------------ Vencimiento 7° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 0 7 8 9 ---------------------------------------------- Vencimiento 8° Día hábil mes
FORMA DE PRESENTACION S - SUCURSAL
Ultimo dígito del número de documento 1 2 3 ------------------------------------------------ Vencimiento 4° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 4 5 6 ------------------------------------------------ Vencimiento 5° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 0 7 8 9 ---------------------------------------------- Vencimiento 6° Día hábil mes
FORMA DE PRESENTACION U - UNICO
Ultimo dígito del número de documento 1 2 3 ------------------------------------------------ Vencimiento 4° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 4 5 6 ------------------------------------------------ Vencimiento 5° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 0 7 8 9 ---------------------------------------------- Vencimiento 6° Día hábil mes
INDEPENDIENTES
FORMA DE PRESENTACION U - UNICO
Ultimo dígito del número de documento 1 2 ------------------------------------------------- Vencimiento 4° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 3 4 ------------------------------------------------- Vencimiento 5° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 5 6 ------------------------------------------------- Vencimiento 6° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 7 8 ------------------------------------------------- Vencimiento 7° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 0 9 ------------------------------------------------- Vencimiento 8° Día hábil mes
PEQUEÑOS APORTANTES
FORMA DE PRESENTACION S - SUCURSAL
Ultimo dígito del número de documento 1 2 ------------------------------------------------- Vencimiento 4° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 3 4 ------------------------------------------------- Vencimiento 5° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 5 6 ------------------------------------------------- Vencimiento 6° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 7 8 ------------------------------------------------- Vencimiento 7° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 0 9 ------------------------------------------------- Vencimiento 8° Día hábil mes
FORMA DE PRESENTACION U - UNICO
Ultimo dígito del número de documento 1 2 ------------------------------------------------- Vencimiento 4° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 3 4 ------------------------------------------------- Vencimiento 5° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 5 6 ------------------------------------------------- Vencimiento 6° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 7 8 ------------------------------------------------- Vencimiento 7° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 0 9 ------------------------------------------------- Vencimiento 8° Día hábil mes
5. MODELO DE PAGO UNIFICADO
6. HORARIOS DE LIQUIDACION Y PAGO
El operador de información esta disponible en forma permanente las 24 horas del día en nuestra pagina de Internet www.compensar.com para realizar el proceso de ingreso y liquidación de aportes. Sin embargo, con el fin de dar cumplimiento al decreto 1465 del 10 de mayo de 2005, el proceso de pago con el operador financiero solo estará disponible de las 00 a.m. a 3 p.m. de Lunes a Viernes.
7. CANALES DE COMUNICACIÓN PARA ASESORIA
Recuerde que para este proceso cuenta con la asesoría permanente de nuestros asesores, los cuales puede contactar al teléfono 4285088 extensiones 1325,1326,1357,1358,1361,1364,1366,1387 y1394 o al correo electrónico transar@compensar.com, indicando número de Nit, nombre y teléfono, para que le ayuden a resolver cualquier pregunta o inquietud; relacionada con Pago Unificado a través de Mi Planilla.com.
PROCESO DE LIQUIDACION DE MIPLANILLA.COM
1. ¿CÓMO PUEDO ENTRAR A MI PLANILLA?
Bienvenido, al ingresar al sitio www.miplanilla.com usted tendrá acceso al nuevo sistema de Formulario Único o Integrado, que le servirá desde ahora para registrar y pagar los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral E.P.S., ARP, Fondos de Pensiones y Aportes Parafiscales a Caja de Compensación Familiar, SENA, ICBF y ESAP en un sólo y único formulario, con un sólo click.
Inmediatamente se despliega la página de “mi planilla.com” donde puede registrarse como usuario.
Es importante recordar a la Empresa que debe realizar el trámite de inscripción ante su banco para realizar pago bajo la modalidad de pagos de servicios electrónicos P.S.E o Banca Virtual.
2. ¿CÓMO SOLICITO MI CLAVE?
Haga click en la opción Registrarse.
Diligencie todos los campos con la información solicitada
Haga click en Aceptar.
Posteriormente se despliega la pantalla de autenticación del usuario, debe registrar nuevamente los datos básicos.
En el campo “usuario”,muestra por defecto el tipo de documento de la Empresa Ej. (NI) y el Numero
Haga click en la opción Continuar
Si la información es coincidente, el registro de su usuario pasará a un proceso de “autorización de clave”
Haga click en la opción “Aceptar.”
Revise su cuenta de correo electrónico registrada, a la cual llegara una comunicación en las 24 horas siguientes a su inscripción, informando su clave de usuario para hacer uso de “Mi planilla.com”
Texto del mensaje:
Sr(a): Lina Marcela Cardona Ozuna
BIENVENIDO (A) AL SISTEMA TRANSACCIONAL DE COMPENSAR, MiPlanilla.com
A través de este medio puede realizar mediante planilla integrada o formulario único su autoliquidación y pago de aportes parafiscales.
usuario: 52214770
contraseña: d36e0
Ya puede ingresar con esta información en http://www.miplanilla.com
Cualquier Inquietud será atendida través del correo mailto:transar@compensar.com o al PBX 4285066
3. OLVIDÉ MI CONTRASEÑA
Ingrese a “mi planilla.com” y digite su usuario
Haga click en la opción Recordar clave
Digite nuevamente su usuario.
Haga click en Aceptar
El sistema emite un mensaje confirmando el envío a su correo electrónico de un e-mail con la clave nueva.
4. ¿CÓMO INGRESO MI USUARIO?
Ingrese el nombre del usuario de acceso en el campo Usuario.
Digite la clave en el campo Contraseña.
Haga click en Ingresar Si los datos son correctos accederá a Miplanilla.com, de lo contrario, la pantalla seguirá igual.
5. SI INGRESO POR PRIMERA VEZ
Si ingresa por primera vez, después de registrar usuario y clave, ingresará a una nueva ventana que solicitará Cambio de clave.
Digite la clave actual, la nueva clave y su confirmación. Si los datos son correctos, utilice la opción Modificar. La clave debe ser mínimo de cuatro dígitos
El sistema lo remite nuevamente a la pantalla de inicio, donde debe registrar su usuario y nueva clave
6. ¿CÓMO HAGO PARA PAGAR MIS APORTES VIA WEB?
6.1. PERIODO A TRABAJAR
Es necesario que registre el periodo correspondiente a la liquidación de aportes de seguridad social.
Recuerde que los pagos de pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación, SENA e ICBF se liquidan mes vencido; y los pagos a salud se liquidan mes anticipado (periodo es cambiado automáticamente por el programa).
El sistema emite un aviso de bienvenida y le recuerda que es necesario ingresar los trabajadores pertenecientes a su nómina.
6.2 REGISTRO DE TRABAJADORES
Ingrese por “empleados” que está ubicada en la parte superior de la pantalla, y seleccione la opción “empleados”
Se desplegará la pantalla “Empleados”. De click en “Aceptar”
Aparece el formato de “Agregar empleado”. En el, usted debe registrar los datos de cada uno de sus trabajadores:
Tipo de identificación: cédula de ciudadanía, número único de identificación, cédula de extranjería, tarjeta de identidad o pasaporte
Número de identificación
Tipo de cotizante:
Subtipo de cotizante:
Colombiano residente en el exterior
Extranjero no obligado a cotizar a pensiones
Primer nombre del trabajador
Segundo nombre del trabajador
Primer apellido del trabajador
Segundo apellido del trabajador
Sueldo: Debe registrar como mínimo el valor de un (1) smmlv y como máximo veinticinco (25) smmlv
Salario integral: Solo se marca cuando el trabajador esté contratado bajo este tipo de remuneración
Sucursal a la que pertenece el trabajador, si la empresa maneja sucursales
Centro de trabajo al que pertenece el trabajados, si la empresa maneja centro de trabajo o de costo
Administradora Salud: Seleccione la EPS a la cual está afiliado el trabajador
Administradora Pensiones: Seleccione la AFP a la cual está afiliado el trabajador
Valor UPC adicional: Si el trabajador aporta UPC adicional por un beneficiario debe diligenciar el valor. Solo informativo No es base para la liquidación de pago
Aporte voluntario pensiones afiliado: corresponde al valor que el trabajador aporta voluntariamente a pensiones. Solo informativo No es base para la liquidación de pago
Aporte voluntario pensiones Aportante: corresponde al valor que el Empleador aporta voluntariamente a pensiones. Solo Informativo No es base para la liquidación de pago
Valor no retenido: Para efectos de Declaración de renta. Solo informativo No es base para la liquidación de pago
Aporte Fondo de Solidaridad Pensional: Diligenciar el valor resultante del cálculo se debe aproximar al 100 más cercano. Si el trabajador devenga:
SMLV PORCENTAJE
4 a 16 1%
16 a 17 1.2%
17 a 18 1.4%
18 a 19 1.6%
19 a 20 1.8%
Mayor a 20 2%
IBC Cajas: El sistema calcula este valor de acuerdo al salario diligenciado para cada trabajador
IBC Salud: El sistema calcula este valor de acuerdo al salario diligenciado para cada trabajador
IBC Pensión: El sistema calcula este valor de acuerdo al salario diligenciado para cada trabajador
IBC Riesgos: El sistema calcula este valor de acuerdo al salario diligenciado para cada trabajador
Días cotizados Cajas: por defecto el sistema asigna 30 días. Si hay novedad de ingreso, el sistema calcula los días de acuerdo con la fecha de ingreso
Días cotizados Salud: por defecto el sistema asigna 30 días. Si hay novedad de ingreso, el sistema calcula los días de acuerdo con la fecha de ingreso
Días cotizados Pensión: por defecto el sistema asigna 30 días. Si hay novedad de ingreso, el sistema calcula los días de acuerdo con la fecha de ingreso
Días cotizados Riesgos: por defecto el sistema asigna 30 días. Si hay novedad de ingreso, el sistema calcula los días de acuerdo con la fecha de ingreso
Generar novedad de ingreso? Se marca esta opción cuando es trabajador nuevo
Fecha de ingreso Día Mes Año: De click al icono de calendario y seleccione la fecha de ingreso del trabajador
De click en “aceptar”
“Mi planilla” genera validaciones internas de la información registrada y si es correcta, confirma la inscripción del trabajador
6.3 GENERAR EL PAGO
Ingrese por “planilla” que está ubicada en la parte superior de la pantalla, y seleccione la opción “generar planilla”
Se desplegará la pantalla “Generar planilla” con los siguiente campos:
Descripción: Identifica la forma como el empleador procesa la información (web o archivo)
Periodo liquidación pensiones, riesgos profesionales, caja de compensación, SENA e ICBF: Aparece el periodo seleccionado de pago. No olvide que el pago para estas entidades es mes vencido.
Datos Adicionales administradoras de salud: Si hay incapacidades y/o licencias de maternidad/ley Maria pendientes de descontar, seleccione la EPS que las generó. Se desplegarán los campos necesarios para descontar las autorizaciones.
Diligencie los datos solicitados en los campos de licencia de maternidad e incapacidades. No olvide que debe registrar los número de autorizaciones asignados por la diferentes EPS’s.
De click en la opción “Generar”.
A continuación, se desplegará el listado de planillas que ha registrado. Debe seleccionar la planilla que corresponda al valor total de los aportes a seguridad social y parafiscales. Si se presenta alguna duda sobre el pago, puede verificar fecha y hora de generación y detalle en el link “ver planilla”.
7. ¿CÓMO HAGO PARA PAGAR MIS APORTES VIA ARCHIVO?
Por disposición del Ministerio de la Protección Social, según resoluciones 634 y 1317 a partir del primero de Junio de 2006, para poder realizar la liquidación y pago de aportes mediante el Formulario Único de Planilla Integrada, es necesario que el archivo que contiene la liquidación de aportes de su empresa cumpla con la estructura especificada en dicha resolución.
7.1 PARA CARGAR Y PROCESAR ARCHIVO PLANO
Ingrese por “planillas” que está ubicada en la parte superior de la pantalla, y seleccione la opción “subir archivo”
Esta ventana le permite seleccionar el archivo que va a procesar, una vez seleccionado el sistema realizara 3 tipos de validaciones:
1. Validación de la estructura, que el archivo cumpla con las especificaciones técnicas de acuerdo a la resoluciones 634 y 1317
2. Validación de formato que el archivo cumpla con las especificaciones técnicas de acuerdo a la resoluciones 634 y 1317
3. Validación de Normatividad en esta el sistema realizara las validaciones de las cotizaciones, Ingresos Bases de Cotización, No de días reportado por el empleador por cada uno de sus empleados.
Para realizar pago con el banco, haga clic en “PAGUE AQUÍ”, a continuación le aparecerá la siguiente pantalla, seleccione el banco con el cual realizara su pago. De Click en Pagos a entidades PSE, a continuación usted será direccionado a la pagina segura del banco para que continué con el proceso de pago.
8. REPORTES
Si el pago se realizo correctamente, Miplanilla.com, le permitirá generar los siguientes reportes:
Reportes Consolidado por Administradoras
Reporte de liquidación detallada de Aportes
Reporte detallado por trabajador de aportes por administradora
MANUAL DE CONSULTA MI PLANILLA.COM
CONTENIDO
INTRODUCION
1. CRITERIOS DEL SISTEMA DE LIQUIDACION
2. VENTAJAS Y BENEFICIOS
3. CARACTERISTICAS HARDWARE Y SOFTWARE PARA SU FUNCIONAMIENTO
4. CONCEPTOS BÁSICOS
5. MODELO DE PAGO UNIFICADO
6. FECHAS ESTABLECIDAS PARA EL PAGO DE APORTES
7. HORARIOS DE LIQUIDACION Y PAGO
8. CANALES DE COMUNICACIÓN PARA ASESORIA
PROCESO DE LIQUIDACION DE MIPLANILLA.COM
1. ¿CÓMO PUEDO ENTRAR A MI PLANILLA?
2. ¿CÓMO SOLICITO MI CLAVE?
3. OLVIDE MI CONTRASEÑA
4. ¿CÓMO INGRESO MI USUARIO?
5. SI INGRESO POR PRIMERA VEZ
6. ¿CÒMO HAGO PARA PAGAR MIS APORTES VIA WEB?
6.1 PERIODO A TRABAJAR
6.2 REGISTRO DE TRABAJADORES
6.3 GENERAR PAGO
7. ¿CÓMO HAGO PARA PAGAR MIS APORTES VIA ARCHIVO?
8. REPORTES
INTRODUCCION
El Ministerio de la Protección Social en Agosto de 2005 registró a COMPENSAR, como OPERADOR DE INFORMACION para el proceso de planilla integrada de aportes, conforme a los parámetros señalados en el artículo 4 del Decreto 1465 del 10 de mayo del 2005, teniendo en cuenta la calidad de administradora en lo relacionado con Caja de Compensación Familiar y Entidad Promotora de Salud.
Este proceso le permite a la empresa pagar en una sola planilla los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral (Empresas Promotora de Salud, EPS, Administradoras de Riesgos Profesionales, ARP y Pensiones; AFP) y aportes Parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, Escuela Superior de Administración Pública, ESAP y Ministerio de Educación); de una manera cómoda y oportuna a través de Internet y desde la comodidad de su oficina, empleando para ello Mi planilla (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a la Seguridad Social: en formato electrónico).
1. CRITERIOS DEL SISTEMA DE LIQUIDACION
El Sistema de Liquidación y Pago de Aportes a la Seguridad Social y Parafiscales, según lo establecido en el decreto 1465 de mayo de 2005, establece algunas premisas y criterios generales:
Es un sistema de liquidación y pago alternativo a los ya existentes, de la Seguridad Social y Parafiscales.
La liquidación de los aportes se realiza de forma integrada utilizando la Planilla Integrada de Liquidación de de Aportes, en formato electrónico.
El pago de los aportes se realiza también de forma integrada, es decir, a través de un único pago.
El Operador de Información se encarga de enviar la información de las planillas a cada una de las Administradoras.
El Operador de Información se encarga de establecer la conexión con las Entidades Financieras que garantice que se realice el débito a la cuenta del Aportante y los créditos a las diferentes Administradoras en el mismo día.
2. VENTAJAS Y BENEFICIOS
A través de www.miplanilla.com usted encontrará servicios en línea que le permiten acceder a su información y realizar el pago de los aportes de Seguridad Social y parafiscales de una manera ágil y oportuna.
VENTAJAS
• Experiencia en el campo de la seguridad social
• Reporte de inconsistencias por número de cedula.
• Fácil navegación
• Monitoreo del envió de la información a cada administradora
• Asesoría permanente, personal y telefónica para adelantar exitosamente el proceso.
BENEFICIOS
• Facilidad y agilidad, ya que permite validar y procesar la información, generando respuesta en línea del estado de aportes.
• Seguridad en la información. las operaciones comerciales en MI Planilla.com se llevan a cabo a través de páginas almacenadas en servidores seguros y la transferencia de la información se realiza mediante un método de encriptación de datos.
• Consulta de información asociada con las transacciones que se efectúan.
• Ahorro de tiempo dé la(s) persona(s) encargada(s) del manejo y diligenciamiento de las planillas de pago de aportes de seguridad social y parafiscales por cada Administradora.
• Disminución de costos financieros (elaboración de varios cheques)
• Disminución de tiempo y costo de mensajería, en la recolección de formularios en cada Administradora y trámite en los Bancos.
• La seguridad de las operaciones en Miplanilla.com está avalada por Certicamaras
3. CARACTERISTICAS DEL HARDWARE Y SOFTWARE PARA SU FUNCIONAMIENTO
• Procesador Pentium III
256 KB RAM
Windows 95 en adelante
Internet Explorer 5.5 o superior (128 bit)
Acrobat 6.0
Tarjeta fax/MODEM o MODEM, con velocidad de transmisión igual o superior a 56 Kbs O CONEXIÓN INTERNET (Telefónica o banda ancha)
Nota: En computadores con Explorador Netscape o Mozila, No funciona.
4. CONCEPTOS BASICOS
Operador de Información : Son los encargados de recepcionar la información suministrada por parte de las empresas y de distribuir los archivos a las diferentes Administradoras de una manera, segura y oportuna.
Operador Financiero : Son las entidades que pertenecen al Sistema Financiero, que sirven de intermediario entre el aportante y las administradoras, y se encarga de realizar el debito de la cuenta registrada por la Empresa y de distribuir el recaudo entre las diferentes cuentas de las Administradoras.
Proveedor de Tecnología : Presta soporte y respaldo al Operador de Información, garantizando el funcionamiento optimo del sitio web.
Certicamara:
Certicámara es la primera entidad de certificación digital abierta, creada por las Cámaras de Comercio del país, para brindar seguridad y garantía a las transacciones y comunicaciones electrónicas, mediante la expedición de certificados digitales que facilitan el desarrollo del comercio electrónico en forma segura con respaldo jurídico en las leyes nacionales. Certicámara está autorizada y vigilada por la Superintendencia de Industria y Comercio y cumple con los más altos estándares internacionales exigidos por el American Institute of Certificied Public Accountants (AICPA) y el Canadian Institute of Chartered Accountants (CISA), razón por la cual posee el sello WEB TRUST que la califica como entidad de certificación de categoría y clase mundial, lo que ha permitido que Microsoft incluya a Certicámara dentro de las entidades de certificación que son reconocidas automáticamente por el Navegador de Internet.
5. FECHAS ESTABLECIDAS PARA EL PAGO DE APORTES
Mediante el Decreto 1464 /2005 el Gobierno Nacional estableció nuevos plazos para pagar los aportes parafiscales al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, al Sena y a las Cajas de Compensación Familiar. Según lo establecido, a partir de julio, las fechas de pago de los aportes parafiscales se unificarán con las demás obligaciones de nómina.
Los nuevos plazos serán los definidos para el pago de aportes a la seguridad social contenidos en el Decreto 1406 de 1999.
FORMA DE PRESENTACION C - CONSOLIDADO
Ultimo dígito del número de documento1 2 3 ------------------------------------------------ Vencimiento 6° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 4 5 6 ------------------------------------------------ Vencimiento 7° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 0 7 8 9 ---------------------------------------------- Vencimiento 8° Día hábil mes
FORMA DE PRESENTACION S - SUCURSAL
Ultimo dígito del número de documento 1 2 3 ------------------------------------------------ Vencimiento 4° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 4 5 6 ------------------------------------------------ Vencimiento 5° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 0 7 8 9 ---------------------------------------------- Vencimiento 6° Día hábil mes
FORMA DE PRESENTACION U - UNICO
Ultimo dígito del número de documento 1 2 3 ------------------------------------------------ Vencimiento 4° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 4 5 6 ------------------------------------------------ Vencimiento 5° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 0 7 8 9 ---------------------------------------------- Vencimiento 6° Día hábil mes
INDEPENDIENTES
FORMA DE PRESENTACION U - UNICO
Ultimo dígito del número de documento 1 2 ------------------------------------------------- Vencimiento 4° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 3 4 ------------------------------------------------- Vencimiento 5° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 5 6 ------------------------------------------------- Vencimiento 6° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 7 8 ------------------------------------------------- Vencimiento 7° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 0 9 ------------------------------------------------- Vencimiento 8° Día hábil mes
PEQUEÑOS APORTANTES
FORMA DE PRESENTACION S - SUCURSAL
Ultimo dígito del número de documento 1 2 ------------------------------------------------- Vencimiento 4° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 3 4 ------------------------------------------------- Vencimiento 5° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 5 6 ------------------------------------------------- Vencimiento 6° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 7 8 ------------------------------------------------- Vencimiento 7° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 0 9 ------------------------------------------------- Vencimiento 8° Día hábil mes
FORMA DE PRESENTACION U - UNICO
Ultimo dígito del número de documento 1 2 ------------------------------------------------- Vencimiento 4° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 3 4 ------------------------------------------------- Vencimiento 5° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 5 6 ------------------------------------------------- Vencimiento 6° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 7 8 ------------------------------------------------- Vencimiento 7° Día hábil mes
Ultimo dígito del número de documento 0 9 ------------------------------------------------- Vencimiento 8° Día hábil mes
5. MODELO DE PAGO UNIFICADO
6. HORARIOS DE LIQUIDACION Y PAGO
El operador de información esta disponible en forma permanente las 24 horas del día en nuestra pagina de Internet www.compensar.com para realizar el proceso de ingreso y liquidación de aportes. Sin embargo, con el fin de dar cumplimiento al decreto 1465 del 10 de mayo de 2005, el proceso de pago con el operador financiero solo estará disponible de las 00 a.m. a 3 p.m. de Lunes a Viernes.
7. CANALES DE COMUNICACIÓN PARA ASESORIA
Recuerde que para este proceso cuenta con la asesoría permanente de nuestros asesores, los cuales puede contactar al teléfono 4285088 extensiones 1325,1326,1357,1358,1361,1364,1366,1387 y1394 o al correo electrónico transar@compensar.com, indicando número de Nit, nombre y teléfono, para que le ayuden a resolver cualquier pregunta o inquietud; relacionada con Pago Unificado a través de Mi Planilla.com.
PROCESO DE LIQUIDACION DE MIPLANILLA.COM
1. ¿CÓMO PUEDO ENTRAR A MI PLANILLA?
Bienvenido, al ingresar al sitio www.miplanilla.com usted tendrá acceso al nuevo sistema de Formulario Único o Integrado, que le servirá desde ahora para registrar y pagar los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral E.P.S., ARP, Fondos de Pensiones y Aportes Parafiscales a Caja de Compensación Familiar, SENA, ICBF y ESAP en un sólo y único formulario, con un sólo click.
Inmediatamente se despliega la página de “mi planilla.com” donde puede registrarse como usuario.
Es importante recordar a la Empresa que debe realizar el trámite de inscripción ante su banco para realizar pago bajo la modalidad de pagos de servicios electrónicos P.S.E o Banca Virtual.
2. ¿CÓMO SOLICITO MI CLAVE?
Haga click en la opción Registrarse.
Diligencie todos los campos con la información solicitada
Haga click en Aceptar.
Posteriormente se despliega la pantalla de autenticación del usuario, debe registrar nuevamente los datos básicos.
En el campo “usuario”,muestra por defecto el tipo de documento de la Empresa Ej. (NI) y el Numero
Haga click en la opción Continuar
Si la información es coincidente, el registro de su usuario pasará a un proceso de “autorización de clave”
Haga click en la opción “Aceptar.”
Revise su cuenta de correo electrónico registrada, a la cual llegara una comunicación en las 24 horas siguientes a su inscripción, informando su clave de usuario para hacer uso de “Mi planilla.com”
Texto del mensaje:
Sr(a): Lina Marcela Cardona Ozuna
BIENVENIDO (A) AL SISTEMA TRANSACCIONAL DE COMPENSAR, MiPlanilla.com
A través de este medio puede realizar mediante planilla integrada o formulario único su autoliquidación y pago de aportes parafiscales.
usuario: 52214770
contraseña: d36e0
Ya puede ingresar con esta información en http://www.miplanilla.com
Cualquier Inquietud será atendida través del correo mailto:transar@compensar.com o al PBX 4285066
3. OLVIDÉ MI CONTRASEÑA
Ingrese a “mi planilla.com” y digite su usuario
Haga click en la opción Recordar clave
Digite nuevamente su usuario.
Haga click en Aceptar
El sistema emite un mensaje confirmando el envío a su correo electrónico de un e-mail con la clave nueva.
4. ¿CÓMO INGRESO MI USUARIO?
Ingrese el nombre del usuario de acceso en el campo Usuario.
Digite la clave en el campo Contraseña.
Haga click en Ingresar Si los datos son correctos accederá a Miplanilla.com, de lo contrario, la pantalla seguirá igual.
5. SI INGRESO POR PRIMERA VEZ
Si ingresa por primera vez, después de registrar usuario y clave, ingresará a una nueva ventana que solicitará Cambio de clave.
Digite la clave actual, la nueva clave y su confirmación. Si los datos son correctos, utilice la opción Modificar. La clave debe ser mínimo de cuatro dígitos
El sistema lo remite nuevamente a la pantalla de inicio, donde debe registrar su usuario y nueva clave
6. ¿CÓMO HAGO PARA PAGAR MIS APORTES VIA WEB?
6.1. PERIODO A TRABAJAR
Es necesario que registre el periodo correspondiente a la liquidación de aportes de seguridad social.
Recuerde que los pagos de pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación, SENA e ICBF se liquidan mes vencido; y los pagos a salud se liquidan mes anticipado (periodo es cambiado automáticamente por el programa).
El sistema emite un aviso de bienvenida y le recuerda que es necesario ingresar los trabajadores pertenecientes a su nómina.
6.2 REGISTRO DE TRABAJADORES
Ingrese por “empleados” que está ubicada en la parte superior de la pantalla, y seleccione la opción “empleados”
Se desplegará la pantalla “Empleados”. De click en “Aceptar”
Aparece el formato de “Agregar empleado”. En el, usted debe registrar los datos de cada uno de sus trabajadores:
Tipo de identificación: cédula de ciudadanía, número único de identificación, cédula de extranjería, tarjeta de identidad o pasaporte
Número de identificación
Tipo de cotizante:
Subtipo de cotizante:
Colombiano residente en el exterior
Extranjero no obligado a cotizar a pensiones
Primer nombre del trabajador
Segundo nombre del trabajador
Primer apellido del trabajador
Segundo apellido del trabajador
Sueldo: Debe registrar como mínimo el valor de un (1) smmlv y como máximo veinticinco (25) smmlv
Salario integral: Solo se marca cuando el trabajador esté contratado bajo este tipo de remuneración
Sucursal a la que pertenece el trabajador, si la empresa maneja sucursales
Centro de trabajo al que pertenece el trabajados, si la empresa maneja centro de trabajo o de costo
Administradora Salud: Seleccione la EPS a la cual está afiliado el trabajador
Administradora Pensiones: Seleccione la AFP a la cual está afiliado el trabajador
Valor UPC adicional: Si el trabajador aporta UPC adicional por un beneficiario debe diligenciar el valor. Solo informativo No es base para la liquidación de pago
Aporte voluntario pensiones afiliado: corresponde al valor que el trabajador aporta voluntariamente a pensiones. Solo informativo No es base para la liquidación de pago
Aporte voluntario pensiones Aportante: corresponde al valor que el Empleador aporta voluntariamente a pensiones. Solo Informativo No es base para la liquidación de pago
Valor no retenido: Para efectos de Declaración de renta. Solo informativo No es base para la liquidación de pago
Aporte Fondo de Solidaridad Pensional: Diligenciar el valor resultante del cálculo se debe aproximar al 100 más cercano. Si el trabajador devenga:
SMLV PORCENTAJE
4 a 16 1%
16 a 17 1.2%
17 a 18 1.4%
18 a 19 1.6%
19 a 20 1.8%
Mayor a 20 2%
IBC Cajas: El sistema calcula este valor de acuerdo al salario diligenciado para cada trabajador
IBC Salud: El sistema calcula este valor de acuerdo al salario diligenciado para cada trabajador
IBC Pensión: El sistema calcula este valor de acuerdo al salario diligenciado para cada trabajador
IBC Riesgos: El sistema calcula este valor de acuerdo al salario diligenciado para cada trabajador
Días cotizados Cajas: por defecto el sistema asigna 30 días. Si hay novedad de ingreso, el sistema calcula los días de acuerdo con la fecha de ingreso
Días cotizados Salud: por defecto el sistema asigna 30 días. Si hay novedad de ingreso, el sistema calcula los días de acuerdo con la fecha de ingreso
Días cotizados Pensión: por defecto el sistema asigna 30 días. Si hay novedad de ingreso, el sistema calcula los días de acuerdo con la fecha de ingreso
Días cotizados Riesgos: por defecto el sistema asigna 30 días. Si hay novedad de ingreso, el sistema calcula los días de acuerdo con la fecha de ingreso
Generar novedad de ingreso? Se marca esta opción cuando es trabajador nuevo
Fecha de ingreso Día Mes Año: De click al icono de calendario y seleccione la fecha de ingreso del trabajador
De click en “aceptar”
“Mi planilla” genera validaciones internas de la información registrada y si es correcta, confirma la inscripción del trabajador
6.3 GENERAR EL PAGO
Ingrese por “planilla” que está ubicada en la parte superior de la pantalla, y seleccione la opción “generar planilla”
Se desplegará la pantalla “Generar planilla” con los siguiente campos:
Descripción: Identifica la forma como el empleador procesa la información (web o archivo)
Periodo liquidación pensiones, riesgos profesionales, caja de compensación, SENA e ICBF: Aparece el periodo seleccionado de pago. No olvide que el pago para estas entidades es mes vencido.
Datos Adicionales administradoras de salud: Si hay incapacidades y/o licencias de maternidad/ley Maria pendientes de descontar, seleccione la EPS que las generó. Se desplegarán los campos necesarios para descontar las autorizaciones.
Diligencie los datos solicitados en los campos de licencia de maternidad e incapacidades. No olvide que debe registrar los número de autorizaciones asignados por la diferentes EPS’s.
De click en la opción “Generar”.
A continuación, se desplegará el listado de planillas que ha registrado. Debe seleccionar la planilla que corresponda al valor total de los aportes a seguridad social y parafiscales. Si se presenta alguna duda sobre el pago, puede verificar fecha y hora de generación y detalle en el link “ver planilla”.
7. ¿CÓMO HAGO PARA PAGAR MIS APORTES VIA ARCHIVO?
Por disposición del Ministerio de la Protección Social, según resoluciones 634 y 1317 a partir del primero de Junio de 2006, para poder realizar la liquidación y pago de aportes mediante el Formulario Único de Planilla Integrada, es necesario que el archivo que contiene la liquidación de aportes de su empresa cumpla con la estructura especificada en dicha resolución.
7.1 PARA CARGAR Y PROCESAR ARCHIVO PLANO
Ingrese por “planillas” que está ubicada en la parte superior de la pantalla, y seleccione la opción “subir archivo”
Esta ventana le permite seleccionar el archivo que va a procesar, una vez seleccionado el sistema realizara 3 tipos de validaciones:
1. Validación de la estructura, que el archivo cumpla con las especificaciones técnicas de acuerdo a la resoluciones 634 y 1317
2. Validación de formato que el archivo cumpla con las especificaciones técnicas de acuerdo a la resoluciones 634 y 1317
3. Validación de Normatividad en esta el sistema realizara las validaciones de las cotizaciones, Ingresos Bases de Cotización, No de días reportado por el empleador por cada uno de sus empleados.
Para realizar pago con el banco, haga clic en “PAGUE AQUÍ”, a continuación le aparecerá la siguiente pantalla, seleccione el banco con el cual realizara su pago. De Click en Pagos a entidades PSE, a continuación usted será direccionado a la pagina segura del banco para que continué con el proceso de pago.
8. REPORTES
Si el pago se realizo correctamente, Miplanilla.com, le permitirá generar los siguientes reportes:
Reportes Consolidado por Administradoras
Reporte de liquidación detallada de Aportes
Reporte detallado por trabajador de aportes por administradora
